1 TIETOSUOJASELOSTEEN TARKOITUS

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten JST Healthcare Solutions Oy käsittelee seuraavien henkilöiden henkilötietoja:

Huomioithan, että tässä tietosuojaselosteessa ei kerrota, miten Älykäs hoidon tarpeen arvio -ohjelmiston vastauksia ja niiden sisältämiä henkilötietoja käsitellään. Esitietokyselyn vastausten käsittely on Älykäs hoidon tarpeen arvio -ohjelmiston käyttöön ottaneen terveydenhuollon palveluntarjoajan eli rekisterinpitäjän tehtävä. JST Healthcare Solutions Oy toimii ohjelmistoa tarjotessaan henkilötietojen käsittelijänä noudattaen terveydenhuollon palveluntarjoajan antamia ohjeita. Terveydenhuollon palveluntarjoajalla on velvollisuus informoida sinua tarkemmin siitä, miten esitietokyselyyn täyttämiäsi tietoja, kuten oiretietoja, käsitellään. 

Mikäli sinulla on kysyttävää esitietokyselyn tietojen käsitellystä, kehotamme sinua ottamaan yhteyttä suoraan siihen terveydenhuollon palveluntarjoajaan, jonka verkkosivustolla tai sovelluksessa Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmisto on käytettävissä.

2 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä on JST Healthcare Solutions Oy (jäljempänä “JST” tai ”Me”, Y-tunnus: 3114255-4). Yhtiön tietosuojavastaava on Antti Varis.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Postiosoite: Kaisaniemenkatu 1 C 115, 00100 Helsinki
Sähköposti: contact@jsthealthcaresolutions.com
Puhelin: +358 503 662 202

3 KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Asiakkaiden yhteyshenkilöt ja muu henkilöstö

Käsittelemme yhteisöasiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja, kuten nimeä ja yhteystietoja, jotta voimme tuottaa palvelumme asiakkaillemme. Tietoja tarvitaan meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen mukaisten velvoitteiden, kuten palvelun ja laskutuksen hoitamiseksi. 

Käsittelemme lisäksi Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmiston käyttäjien eli asiakkaamme hoitohenkilöstön henkilötietoja kuten nimeä, sähköpostia ja käyttäjänimeä, jotta he voivat kirjautua sisään palveluun ja käyttää ohjelmistoa työssään.

Asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja muun henkilöstön henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käsitellä henkilötietoja meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi. Mikäli emme saa palvelun tuottamiseksi tarvittavia asiakkaan yhteyshenkilöiden ja muun henkilöstön henkilötietoja, emme voi aloittaa tai jatkaa sopimussuhdetta.

Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt

Käsittelemme potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, kuten nimi ja yhteystiedot, kartoittaessamme yhteistyömahdollisuuksia. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme markkinoida ja myydä palveluamme potentiaalisille asiakkaille.

Toimittajat, muut liikekumppanit ja sidosryhmät

Käsittelemme toimittajiemme henkilöstön henkilötietoja hankkiessamme heiltä tuotteita ja palveluita. Käsittelemme myös muiden sidosryhmiemme henkilöstön henkilötietoja pitäessämme heihin yhteyttä ja suorittaessamme mahdollisiin sopimuksiin liittyviä velvollisuuksiamme. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käydä tavanomaista viestintää toimittajien ja sidosryhmien kanssa. Toimittajien henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme hankkia heiltä palveluja. Mikäli emme saa tarvittavia henkilötietoja, emme voi jatkaa yhteistyötä.

Henkilöstö

Käsittelemme henkilöstömme henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työ- tai toimisuhteen ja työ- tai toimisopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien noudattamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin sopimus henkilön ja meidän välillä. 

Käsittelemme sopimuksen perusteella henkilöstömme yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten nimi, osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tilinumero. Käsittelemme myös henkilöstön työ- tai toimisuhteen ehtoja sekä henkilöstön työsuorituksiin liittyviä tietoja. Käsittelemme ja julkaisemme myös henkilöstömme valokuvia kotisivuillamme.

Henkilöstöstämme kerätyt tiedot ovat välttämättömiä työnantajan ja henkilöstön välisen kommunikaation mahdollistamiseksi sekä sopimuksen mukaisten velvoitteiden noudattamiseksi. Sopimuksen perusteella käsiteltävät syntymäaika, palkkatiedot, tilinumero, vuosilomatiedot ja sairauslomatiedot ovat välttämättömiä muun muassa palkanmaksun kannalta.

Työnhakijat

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin suorittamiseksi, jotta voimme valita meille sopivan työntekijän. Rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme rekrytointipäätösten tekemiseksi. Rekrytoinnin yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot kerätään suoraan työnhakijoilta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös työnhakijan itse listaamilta suosittelijoilta. Mikäli emme saa työnhakijalta rekrytointiprosessia varten tarvittavia tietoja, emme voi jatkaa rekrytointiprosessia kyseisen työnhakijan osalta.  

Osakkeenomistajat

Käsittelemme osakkeenomistajien henkilötietoja, kuten nimi, yhteystiedot. Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.

Henkilöt, jotka antavat palautetta Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmistosta

Käsittelemme Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmiston palautelomakkeen sekä muuta kautta annetun palautteen kautta keräämiämme henkilötietoja, kuten palautteen antajan nimeä ja sähköpostiosoitetta.

Meillä on lääkinnällisten laitteiden sääntelyyn perustuva velvollisuus kerätä palautetta Älykäs hoidon tarpeen arvio -ohjelmistostamme sen käyttäjiltä. Palautteiden sisältämien henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvollisuutemme kerätä palautetta lääkinnällisestä laitteesta.

4 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen käsittelytarkoituksesta. Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja muun henkilöstön yhteystietoja säilytämme vähintään yhteistyön ajan. 

Säilytämme henkilöstömme työ- tai toimisuhdetta koskevia perustietoja lähtökohtaisesti työ- tai toimisuhteen ajan ja kymmenen vuotta sen päättymisestä lukien niiden tietojen osalta, kun meillä on velvollisuus lain mukaan antaa henkilölle työtodistus. Palkanmaksuun liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitovelvoitteemme perusteella vähintään kuusi tai kymmenen vuotta kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. 

Työnhakijoidemme henkilötietoja säilytämme rekrytointiprosessin ajan ja kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä. 

Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmistosta annettuja palautteita ja niiden sisältämiä henkilötietoja säilytämme lähtökohtaisesti kaksi vuotta palautteen antamisesta.

5 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

JST:n sisäisissä toiminnoissa henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöstömme jäsenet, joiden työntehtävien hoitaminen edellyttää kyseisten henkilötietojen käsittelyä. 

Henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille, jotka toimivat JST:n palveluntarjoajina eli henkilötietojen käsittelijöinä. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siltä osin kuin käsittely on tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.

Henkilötietoja siirretään kirjanpito-, palkanlaskenta- ja laskutustyökalun tarjoajalle ja kirjanpitopalvelun tarjoajalle siltä osin kuin tietoja tarvitaan kirjanpitoa, laskutusta ja palkanmaksua varten. Henkilöstön henkilötietoja siirretään lisäksi myös JST:n käyttämille palveluntarjoajille työsuhde-etujen tarjoamiseksi.

Henkilötietoja siirretään IT-palveluntarjoajille kuten sähköpostin, pikaviestimen ja pilvipalvelun tarjoajalle. Henkilötietoja siirretään myös JST:n käyttämille konsulteille siltä osin kuin käsittely on tarpeen kyseisen konsulttipalvelun tarjoamiseksi.

Älykäs hoidon tarpeen arvio –ohjelmistoa koskevan palautteen keräämiseen käytämme ulkoista palveluntarjoajaa.

Voimme luovuttaa asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystietoja lääkintälaitejakelijoillemme.

JST voi lisäksi tarvittaessa luovuttaa henkilötietoja potentiaaliselle ostajalle mahdollisissa yritysjärjestelyissä. JST voi myös luovuttaa käsittelemänsä henkilötiedot liiketoiminnan ostajalle mahdollisessa liiketoimintakaupassa. Käsittelyperuste on tällöin JST:n oikeutettu etu yritysjärjestelyn toteuttamiseksi. Mikäli henkilötietoja siirretään yritysjärjestelyjä varten, siirtojen lainmukaisuus arvioidaan tapauskohtaisesti.

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoajamme, sen konserniyhtiö tai alihankkija on sijoittunut näiden alueiden ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita sekä tarvittaessa huolehtimalla muista suojatoimista.  Kaikki henkilötietojemme käsittelijät on sopimuksin velvoitettu niin ikään huolehtimaan siitä, että mahdolliset henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tämän kohdan mukaisesti.

7 SINUN OIKEUTESI

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää pääsy henkilötietoihisi ja tarkastaa sinusta kerätyt henkilötiedot. Sinulla on lisäksi oikeus saada jäljennös sinusta käsiteltävistä henkilötiedoista.  

Oikeus tietojen oikaisuun

Sinulla on oikeus pyytää virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisemista, jolloin JST on velvollinen oikaisemaan tiedon. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen

Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.  Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, eli pyytää, ettei JST lainkaan käsittele henkilötietojasi. JST voi kieltäytyä pyynnöstä, mikäli henkilötietojesi käsittely on tarpeen JST:n tai kolmannen oikeutettujen etujen turvaamiseksi. 

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. JST:llä on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli niitä ei enää tarvita alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyä varten antamasi suostumus, mikäli tietojenkäsittely perustuu suostumukseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla saattaa tietyissä tilanteissa olla oikeus saada JST:lle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli katsot, että JST ei ole noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

8 PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

JST ei käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

9 YHTEYSTIEDOT

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen tai haluat käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyvä oikeuksia, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen contact@jsthealthcaresolutions.com.